¿Alguna vez intentaste coordinar aprobaciones por correo y hojas de cálculo… y siempre se atoran cuando falta alguien? En Toyota Motor North America resolvieron algo parecido creando, en dos semanas, un sistema de aprobación de viajes con Microsoft Forms + Power Automate, que asigna aprobadores según jerarquía y genera PDFs de respaldo. Después, lo extendieron con Power BI para visibilidad ejecutiva y una Power App para registrar contactos en campo.

Cuando el problema no es sólo aprobar, sino mover datos entre sistemas core, Coca-Cola Bottling Company UNITED documentó dos frentes: (a) una Power App para validar inventarios y pedidos “on-demand”, bajando la validación de media jornada a segundos; y (b) la automatización de un proceso SAP de 11 pasos con Power Automate (RPA) para manejar 50 000+ órdenes. No cambiaron SAP: orquestaron alrededor con conectores y bots donde no había API.

Otro patrón útil es combinar apps de campo + flujos + analítica. G&J Pepsi equipa a casi 900 personas con Power Apps y opera 100+ flujos en Power Automate para auditorías, alertas y onboarding; reportan ahorros de USD 500 000 el primer año y más de USD 1.5 M acumulados al seguir escalando casos. La clave no fue un “mega proyecto”, sino muchos flujos pequeños y gobernados que resuelven fricciones concretas.

Técnicamente, los flujos que escalan comparten estructura: disparadores (formularios, eventos, horarios) → condiciones y ramas (excepciones, segundas aprobaciones) → acciones (conectores, generación de documentos, notificaciones). Cuando un sistema no expone API, entran desktop flows (RPA); cuando sí, los cloud flows llevan la carga. Este patrón está formalizado en las guías de aprobaciones y patrones de Microsoft.

¿Qué aprendieron estas organizaciones? Que el impacto llega al orquestar extremo a extremo: captura en Forms/Power Apps, reglas y aprobaciones en Power Automate, y visibilidad en Power BI. Con métricas (tiempo de ciclo, reintentos, cuellos de botella) y gobierno básico (nomenclaturas, ambientes, permisos), los flujos dejan de romperse y empiezan a sostener la operación día a día.

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Para saber más (casos y detalle):

• Toyota: Forms + Power Automate para aprobaciones en 2 semanas; PDF y tablero en Power BI. Microsoft
• Coca-Cola UNITED: Power Apps para validación “de horas a segundos” y Power Automate (RPA) para 50 000+órdenes en SAP. Microsoft
• G&J Pepsi: 100+ flujos con Power Automate y apps de campo en Power Apps (ahorros y adopción). Microsoft
• Guía oficial: Aprobaciones modernas en Power Automate (patrones y pasos). Microsoft Learn
• Patrón de aprobación (cómo estructurar múltiples aprobadores y PDF). Microsoft Learn